Tutti i documenti in un click!
di Antonio Cencioni

L’evoluzione tecnologica ci spinge ogni giorno a compiere sempre più azioni utilizzando strumenti informatici. Pochi ormai ricordano quando lo scrivere era con una macchina a fogli, dove se sbagliavi dovevi iniziare da capo. Fare i conti voleva dire usare tabelle e formule, prima con carta e penna, poi con la calcolatrice, infine si gestiva la contabilità. I computer, i software e le varie applicazioni specifiche, ci hanno via via portato a un’automazione totale di quasi tutti gli aspetti gestionali.
La carta, le stampe di tutto, i faldoni di schede ed i vari raccoglitori, sono ancora oggi parte integrante dell’arredamento di ogni azienda. Armadi ed intere stanze sono pieni di fatture, bolle, preventivi, contabili bancarie che ogni hanno guadagnano spazio, si allargano occupando ogni parete possibile. Alcuni studi di commercialisti hanno intere aree di edifici piene di scartoffie dei loro clienti.
Crediamo che tutto questo fra poco tempo, forse pochissimo, sarà solo un vecchio ricordo.
La digitalizzazione, l’archiviazione sostitutiva, spazi cloud, …, sono alcuni dei termini che da un po’ si cominciano a sentire, che rappresentano soluzioni di archiviazione che prenderanno il sopravvento su raccoglitori e fogli sparsi.
Il tanto parlarne, nascosto dalle paure di perdere il controllo delle proprie cose, di mettere i documenti non si sa ben dove e con quali sicurezze, ha generato dubbi di ogni genere: “e se poi si perde tutto?” … “quando mi serve un documento cosa devo fare?” … “io tanto do tutto al commercialista!” …
La tecnologia per permettere una gestione globale di qualsiasi tipo di documento è pronta da tempo, forse non erano e non sono pronti ancora imprenditori ed i loro vari consulenti che, ognuno con le proprie ragioni, “ragiona” ancora con la carta!
Qualcosa sta cambiando e l’artefice di questo cambiamento crediamo sia stata la fatturazione elettronica. Sì, la tanto odiata fatturazione elettronica che, negli ultimi mesi, ha fatto sudare diverse camicie, sia alle software houses per mettere a punto i loro gestionali, che a consulenti e figure dei reparti contabilità, per capire come adeguarsi, cosa fare che prima non si faceva.
L’onda della novità, ma soprattutto i temporali che l’hanno accompagnata, si sono tutti tranquillizzati e pare sia tornato il sereno.
Magicamente le varie perplessità e riluttanze si stanno trasformando in un apprezzamento di quanto sia comodo avere i documenti immediatamente archiviati; trovarsi le fatture dei fornitori direttamente nell’area fatture di acquisto e sicuri che le proprie andranno regolarmente a destinazione. Ovviamente stiamo estremizzando ma il processo porterà a questo automatismo e fra qualche anno sarà strano ricordare che una volta la fattura che arrivava via posta, andava protocollata, andavano caricati i dati del fornitore, segnate le scadenze di pagamento, …
Siamo certi che questo inizio di digitalizzazione porterà con sé, la voglia prima e la necessità poi, di avere tutto organizzato in un certo modo.
Impensabile avere le fatture elettroniche e tutto il resto che gira ancora su carta. La tendenza sarà di digitalizzare ogni cosa e avere davvero tutto a portata di click.
Le nostre stampanti, sempre più multifunzione saranno sempre più usate per scansionare ogni documento per allegarlo nella cartella digitale del cliente o del fornitore, sia esso un appunto preso a mano che un contratto, una nota spese o uno scontrino. A proposito anche questo entro l’anno ci arriverà in digitale!