Da “Telefono casa” al Centralino VoIP.

di Michele Orciari

 

Chi non ricorda “telefono casa” di E.T., l’extra-terrestre del film di fantascienza diretto da Steven Spielberg?

L’uso che facciamo oggi del telefono è totalmente cambiato. Un cambiamento che ha coinvolto le modalità di lavoro in generale. I centralinisti alla reception delle aziende sono quasi completamente spariti, come le distese di uffici dove impiegati e venditori si radunavano ad inizio e fine della giornata.

La mobilità, iniziata con i primi cellulari, ha portato ad una libertà di comunicare oggi praticamente totale. In qualsiasi luogo abbiamo tra le mani strumenti che ci permettono non solo di telefonare ma di gestire quasi totalmente l’azienda.

E’ chiaro che più i mezzi sono integrati, più non si percepisce la differenza del luogo nel quale si lavora ed il nostro utente, sia esso cliente o fornitore, non deve ammattirsi a cercare i nostri numeri per trovarci in ogni circostanza.

Le nuove tecnologie hanno di fatto reso i centralini ricchi di funzioni tanto che ormai si parla di veri e propri computer, server telefonici per dirla con un linguaggio più tecnico.

A volte gli esempi concreti valgono molto più che tante pagine tecniche.

Per questo oggi approfondiamo uno degli aspetti che, grazie ad un centralino VoIP, ha permesso ad uno studio di professionisti di risparmiare tempi e costi nella semplice gestione delle chiamate fisso/mobile.

 

Caso – Studio di Professionisti Associati

Nella frenesia quotidiana l’esigenza delle aziende è avere un’integrazione fra tutti i sistemi aziendali, per far in modo che le informazioni possano arrivare nella maniera più veloce possibile alla persona addetta a quella gestione. Il primo contatto per qualsiasi richiesta di solito è il centralino che oggi è diventato un applicativo che permette moltissime funzionalità.

Il caso che descriviamo oggi è relativo ad una realtà di professionisti associati che, con ruoli differenti, offrono servizi legati all’internazionalizzazione ed allo sviluppo commerciale alle medie aziende. Grazie ad una soluzione software hanno ottimizzato la gestione delle telefonate.

Il software del centralino è stato totalmente integrato con il loro gestionale, permettendo al sistema di riconoscere il numero di ogni telefonata in entrata dalle anagrafiche clienti, fornitori o prospect. Grazie ad una maschera che si apre sullo schermo del computer, sono state messe a disposizione, da una serie di opzioni configurabili, diverse informazioni di chi chiama:

  • Contratti attivi
  • Interventi aperti
  • Situazione contabile

In base all’esigenza la telefonata può essere passata alla persona di riferimento che, qualora fosse impegnata o fuori sede, un semplice click permette di generare un ticket ed inviare una mail di promemoria con tutte le informazioni.

Sempre dal pc è possibile vedere tutti gli altri interni telefonici, lo stato di ogni collega, se sta parlando, se è in riunione, non disturbabile o libero. Attraverso una chat interna possono inoltre essere scambiate informazioni in maniera molto rapida e semplice.

L’applicazione, per sopperire alle frequenti esigenze di mobilità dei professionisti, ha permesso ad ognuno di avere un interno direttamente sul cellulare. Il centralino aziendale è stato anche configurato per essere usato dall’esterno permettendo un collegamento costante con i colleghi o collaboratori dovunque essi siano.

Queste sono alcune delle possibili applicazioni che, grazie alle soluzioni software telefoniche, ogni realtà può configurare sulle proprie esigenze e risolvere qualsiasi problema legato alla reperibilità.