Quando il software fa la differenza!

Il caso di un’azienda di produzione di arredamento.

di Antonio Cencioni

Premessa

Impresa che produce e vende poltrone relax, complementi, pouf, panchette e letti. Questi ultimi sono proposti in una ampia ed articolata offerta di oltre 70 modelli, suddivisi in una linea entry level, una da collezione ed una luxury. Minoritarie la produzione di poltrone e lo svolgimento di lavorazioni conto terzi.

Attualmente il mercato di riferimento è quello nazionale dei negozi di arredamento. I prodotti sono venduti in molte regioni d’Italia, in particolare in Sicilia, nel Lazio, in Puglia, in Campania, in Emilia Romagna e in Lombardia.

I punti di forza dell’azienda sono ritenuti il buon rapporto qualità/prezzo, l’ampiezza dell’offerta, la capacità di soddisfare le richieste di personalizzazioni dei clienti, la qualità della rete di agenti.

Obiettivi d’intervento

In questo contesto la società identifica come obiettivo di particolare rilievo quello di migliorare il servizio alla clientela in termini di conformità del prodotto consegnato, in relazione alle specifiche tecniche dell’ordine, e di riduzione dei tempi di consegna.

La società ritiene di aver le potenzialità commerciali, in termini di qualità dell’offerta e della rete commerciale, per incrementare significativamente il suo fatturato, anche sui mercati esteri, ma teme che l’attuale sistema di programmazione e organizzazione della produzione e della spedizione non sia in grado di supportare tale sviluppo commerciale, peggiorando la qualità del servizio alla clientela.

Analisi dei processi operativi di acquisto, produzione e spedizione

L’intervento è stato preceduto dall’analisi delle attività operative di gestione degli ordini clienti, dalla fase di sviluppo dell’offerta e di ricevimento dell’ordine fino alla spedizione della merce ordinata:

Sviluppo dell’offerta commerciale;
Gestione degli ordini clienti;
Programmazione della produzione;
Gestione degli acquisti materiali;
Produzione dei letti;

Le più importanti criticità rilevate:

Gestione degli ordini cliente: frequente incompletezza degli ordini ricevuti dai clienti con conseguente sistematica necessità di contattare il cliente e chiarire gli elementi essenziali dell’ordine; molte richieste di preventivi da parte dei clienti sono inoltre spesso superflue in quanto le informazioni necessarie alla determinazione del prezzo sono già presenti sui listini; molto limitato l’utilizzo del modulo standard di compilazione dell’ordine, sia da parte dei clienti che degli agenti;
le procedure di acquisto dei materiali, di programmazione della produzione e di predisposizione delle distinte di spedizione non sono automatizzate. Di conseguenza i documenti di acquisto, di produzione e di spedizione – fabbisogni dei materiali, ordini di acquisto, cartellini identificativi dei prodotti, piani di produzione, etichette dei colli, piani di spedizione – vengono elaborati per lo più manualmente, con un minimo utilizzo del gestionale, con conseguenti notevoli perdite di tempo, duplicazioni di attività, rischi di errore, incompletezze di dati ed informazioni (ad esempio il piano di produzione del taglio non accorpa gli ordini per tipo di tessuto, i fabbisogni di materiali sono parziali, i piani di spedizione sono elaborati per agenzia ma non anche per regione). Ciò dipende per lo più dall’assenza di dati, informazioni e specifiche funzionalità nel sistema gestionale (distinte basi, gestione ordini di produzione, …);
alcuni processi operativi vengono eseguiti coinvolgendo più soggetti, aventi ruoli e mansioni diversi – vedi la gestione degli ordini clienti o quella degli ordini di acquisto – con responsabilità e compiti non chiaramente attribuiti e passaggi di documenti in più mani;
l’identificazione dei materiali e dei prodotti e la loro sistemazione lungo le fasi di lavorazione e nel magazzino prodotti finiti è lacunosa e foriera di errori, sia nell’approntamento dei colli in fase di imballo sia nella preparazione del carico al momento della spedizione. Nel magazzino prodotti finiti, allo stato attuale, solo alcuni colli sono identificati con le etichette aziendali; gli altri colli sono identificati o da cartellini compilati a mano o dalle etichette dei fornitori o, ancora, del tutto privi di etichetta identificativa. Infatti solo al momento del carico vengono applicate le etichette aziendali a tutti i colli.

Interventi

Per il conseguimento dell’obiettivo indicato – il miglioramento del servizio alla clientela in termini di conformità del prodotto consegnato alle specifiche tecniche dell’ordine cliente e riduzione dei tempi di consegna – si possono prevedere i seguenti interventi:

introduzione di strumenti e di procedure operative tendenti a migliorare l’efficacia ed i tempi di esecuzione dei processi di gestione degli ordini clienti, dalla fase di sviluppo dell’offerta e di ricevimento dell’ordine fino alla spedizione della merce ordinata. Tali nuovi strumenti e procedure deriveranno in gran parte, ma non esclusivamente, dall’automazione delle procedure di acquisto dei materiali, di programmazione della produzione e di predisposizione delle distinte di spedizione, tramite le funzionalità offerte dal nostro software gestionale BIKE.
Laddove necessario ed opportuno, rimodulazione dei compiti operativi ai vari collaboratori al fine di meglio ripartire i carichi di lavoro e di assegnare loro responsabilità certe;
Definizione di regole e strumenti di identificazione dei semilavorati e dei prodotti nonché di loro sistemazione nei reparti e nel magazzino prodotto finito che riducano al minimo le possibilità di errori nella conformità del materiale consegnato alle specifiche del cliente e che faciliti e semplifichi le operazioni di carico e di spedizione.

Fasi dell’intervento:

Approfondimento degli strumenti e delle prassi operative delle attività oggetto dell’intervento;
Analisi funzionalità del sistema gestionale BIKE per un suo utilizzo ottimizzato su tutta la linea di produzione;
Formalizzazione delle nuove modalità operative e dei relativi strumenti manuali e informatici della programmazione della produzione e degli acquisti;
Supporto nella parametrizzazione, nell’inserimento dei dati e delle informazioni necessari all’automazione delle procedure e alla elaborazione degli strumenti di programmazione della produzione, degli acquisti e della spedizione (nuovo sistema di codificazione degli articoli, sviluppo delle distinte base, interventi di personalizzazione delle funzionalità del gestionale, laddove necessari);
rimodulazione dei compiti operativi ai vari collaboratori;
Definizione di regole e strumenti di identificazione dei materiali e dei prodotti nonché di loro sistemazione nei reparti e nel magazzino prodotto finito che riducano al minimo le possibilità di errori nella conformità del materiale consegnato alle specifiche del cliente e che faciliti e semplifichi le operazioni di carico e di spedizione.

Ogni soluzione software prima di essere adottata deve avere un processo di analisi delle esigenze aziendali. Operazione non sempre facile ma fondamentale per evitare inutili investimenti o l’acquisto di sistemi non adatti alle proprie esigenze.